什么是发文字号?发文字号的作用是什么?

教育百科2022-12-17 12:55:50会知网

《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)第九条规定,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。发文字号是公文格式中不可缺少的组成部分,正确使用发文字号也是规范公文写作的一个方面。

一、发文字号的作用

编制发文字号的根本目的是便于公文规范化管理。确定发文字号是机关发文办理过程中必经程序之一。规范发文字号,不仅在公文处理和公文管理工作中有重要意义,也为公文归档后的查找利用提供了准确依据。

1. 发文登记、统计作用。发文办理主要程序之一“登记”就是对复核后的公文,确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。发文字号是发文单位对要发出公文进行登记的重要项目,它固定了公文在形成中的次序和位置,维护了公文形成的系统性和完整性。通过发文字号的序号,可方便地统计发文的数量。

2. 收文登记、提示作用。收文单位根据来文的发文字号的机关代字进行分类登记、传阅、分办、批办等。一见到发文字号就知道它是什么机关发出的第几号的公文,一目了然,这对公文的阅读和办理有提示作用。

3. 公文引用和查询作用。引用公文时先引标题,后引发文字号,第二次引用同一公文时,可用发文字号代替。用发文字号可方便地告知、查询公文。

4. 公文归档和利用作用。依据发文字号的机关代字、年份进行分类,既便于立卷、归档,防止公文混乱和丢失,也便于保管和利用。特别是以件为单位整理档案,这一作用更加凸显出来。

5. 方便对公文进行计算机管理。可用发文字号对公文管理系统进行检索,快速地查出重复来文。能利用计算机对发文进行分类,自动产生发文字号的流水号,避免发文字号重号、漏号。同时便于查找利用,提高效率。

二、发文字号的三要素

《条例》规定,发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。习惯上称“机关代字”、“年份”、“ 发文顺序号”为发文字号的三要素。发文字号三要素的排列次序是机关代字在前, 年份随后, 发文顺序号居尾。如“闽政办〔2013〕7号”,其中“闽政办”为福建省人民政府办公厅的机关代字,“〔2013〕”表示成文的年份为2013年,“7号”为该年份“闽政办”的发文顺序号。

1. 发文机关代字。机关代字要选用能够反映本区域、本机关等本质属性的文字作为代字,如福建省人民政府,选“闽政”作为机关代字。同一单位、同一类公文的机关代字应当统一,如何确定机关代字,虽没有统一规定,但必须注意与名称相近的其他机关相区别,一般为2~6个字。

由于《条例》和《格式》都没有对机关代字作出具体规定,实际操作中往往各行其是,有的只有一个层次机关代字,有的包含发文机关主办公文的部门的第二个层次代字,有的机关代字还带有“发”、“文”、“字”、“函”、“复”等。对这些有争议的问题,后面专门探讨。

2. 年份。《党政机关公文格式》国家标准(以下简称《格式》)明确规定,年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入。

年份是指公文成文所在的年度。年份数字要写全,不能简化。例如,2013年不要写成“13”。年份要用六角括号“〔〕”括起来,不能用方括号“[ ]”,也不能用圆括号“( )”和方头括号“【】”。注意,六角括号不是数学中使用的中括号(即方括号),二者形状不同,一个倾斜,一个方直,区别比较明显。

其实,国家标准规定使用六角括号“〔〕”,是有理据的。在引用公文时,公文标题后的发文字号要用圆括号“()”括起,如果发文字号中的年份用中括号括起,就违反了低级符号中不得包含高级符号的原则。

3. 发文顺序号。 《格式》已详细规定,发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

发文顺序号应统一用阿拉伯数字进行标注,从1起编制流水号。早期曾有惯例,发文字号中有“字”必有“第”与之搭配,如“福政字〔1993〕第5号”。后来国家标准将其统一为不加“第”字(不管有无加“字”)。

此外,命令(令)格式、纪要格式等公文的特定格式有不一样的发文字号。有特定格式的“令”的发文字号一般只需标明发文顺序号(格式为“第+发文顺序号+号”),如国务院令“第638号”。“令”的发文顺序号一般不按年度编排,政府换届时也不从头编号。据笔者考证,从1988年6月3日编为第1号开始的国务院令,一直编到现在“第644号”,政府换届时也不从头编号。

纪要包括常务会议纪要、办公会议纪要、专题会议纪要等,因有特定格式,其发文字号一般只需标明年份和发文顺序号。政府常务会议纪要一般只需标明发文顺序号(格式为“第+发文顺序号+次”),如省政府常务会议纪要“第7次”,发文顺序号一般不按年度编排,换届时从1开始从头编号,换年份时连续编号。

三、发文字号不规范现象分析

1. 机关代字混乱。有的机关代字被拆开,如“福政〔2013〕综1号”,规范的写法应是“福政综〔2013〕1号”。有的机关代字过于简单,单独看发文字号,很难判断出是哪个机关的公文,起不到提示的作用。如某镇党委的发文字号中机关代字仅用“镇委”二字,若引用“镇委〔2013〕1号”,很难看出是哪个镇的文件。机关代字不当,甚至会造成与其他机关的发文机关代字混同。如在网上查询“海办发〔2013〕12号”,既可看到“国家海洋局办公室关于印发《2013年海域管理工作要点》的通知(海办发〔2013〕12号)”,又可查到“海安县委办公室、县政府办公室《关于印发2013年县党政领导信访接待日及县镇部门领导下访制度实施意见的通知》(海办发〔2013〕12号)”。

不仅如此,各地党政机关对同类机关代字的选取也不统一。比如同是人民政府的发文,既有“福政〔2013〕1号”,也有“滨府〔2013〕1号”,“政”和“府”的选取不统一。

2.年份不规范。比如,“福土办〔13〕22号”、“ 福住办[2013]33号”,前者错在年份不全,后者错用括号,错在年份应用“〔〕”括起,而非“[]”。规范的写法应分别是“福土办〔2013〕22号”、“福住办〔2013〕33号”。

3. 顺序号不规范。有些公文的发文顺序号,把本应写阿拉伯数字的,误用为汉字数码,如“福文财〔2013〕一号”,规范的写法应是“福文财〔2013〕1号”。有的在序号前加“第”字,如“福文财〔2013〕第8号”,规范的写法应是“福文财〔2013〕8号”。还有的在序号前冠以“0”或“00”等,如“福人档〔2013〕007号”,规范的写法应是“福人档〔2013〕7号”。

值得注意的是,不要把发文字号(俗称“文号”)与“份号”搞混。份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序号。涉密公文应当标注份号。标注份号一般用6位3号阿拉伯数字,份号要编虚位,如“000123”。发文机关根据份号可掌握每一份公文的去向。当公文需要收回或销毁时,就可对照份号掌握其是否遗漏或丢失。因此,发文机关在发文、收文机关在收文时,都要登记份号。

4. 要素颠倒。《条例》对发文字号的规定,实质上明确了机关代字、年份、发文顺序号三要素的排列次序。但个别单位在使用发文字号时,并没有按次序排列,造成前后颠倒的不规范现象。如“[2013]福运司字第25号”、“〔2013〕福科改67号”,规范的写法应分别是“福运司〔2013〕25号”、“福科改〔2013〕67号”。

这里要说明的是,军用公文原规定发文字号由发文年度、发文机关代字和发文顺序号组成,如“〔2005〕后字第2号”,发文年度在前,其发文机关代字要用“××字”表述,并配有“第”字。这个规定可能会影响到一些企事业军转干部的认识。不过,2006年1月1日起在全军施行的《中国人民解放军机关公文处理条例》新规定“文种标识的公文发文字号标明发文机关代字、年份、序号”,与党政机关公文的规定一致。

5. 联合行文一文多号。几个平行机关为某一有关事项联合行文,将所有联合单位的发文字号并列。这样既不便于引用,又不便于收文登记。《条例》规定,“联合行文时,使用主办机关的发文字号。”即只编写一个主办或牵头机关的发文字号。

6. 发文字号党政不分。有的公文的发文字号,看不出是行政发文还是党委发文,这不利于区分哪是行政的文件,哪是党组织的文件,起不到真正代称的作用。规范的做法是党组织发文应在机关代字后面加上“委”或“党字”。

7. 发文字号中的年份与成文日期不一致。如某机关的一件公文,发文字号中的年份是“2013”,而成文日期是“2012年12月31日”。这种情况是公文签发在上年底,而编发文字号在第二年初。发文字号年份应以成文日期的年度为准。

四、发文机关代字编制方法

科学正确地编制公文的发文字号,关键在于如何确定机关代字。机关代字是发文机关所发公文类别的代字,并不是发文机关的简称。

1. 机关代字应选用本机关所属行政区划名称的代字,以便区分不同行政区划同类性质机关的代字。如福建省的福清市、福安市、福鼎市分别选用“融”、“安”、“鼎”字,这样“融政”、“安政”、“鼎政”分别为福清市、福安市、福鼎市人民政府的机关代字。

建议各地机关的代字加上省级行政区的简称,其好处一是避免与其他地区机关代字重复雷同,二是一眼就能看出是哪个省的文件。如福建省、江苏省都有鼓楼区人民政府,雷同用“鼓政”作为机关代字,若分别改为“闽鼓政”、“苏鼓政”应更合适。

2. 机关代字应选用反映本机关本质属性的代字,避免与其他机关特别是性质相近机关的代字重复。如“农业局”、“农垦局”应分别选用“农”、“垦”字,这样既反映本机关的本质属性,又避免因都用“农”字而混淆。

同一系统的发文字号应有统一的代字,如财政部、省财政厅、市财政局、县财政局可选用“财”字。各地政府应统一选用“政”或“府”作为代字,目前全国31个省市自治区人民政府大多选用“政”字,只有上海市、重庆市、四川省、贵州省、江西省、广东省、海南省人民政府选用“府”字。

3. 正确对待机关代字中加内设主办部门代字的现象。业界对发文字号有“大流水号”、“小流水号”之争。所谓“大流水号”就是一个机关共用机关代字,采用一个发文顺序号。所谓“小流水号”就是机关代字中加内设主办部门代字,各内设主办部门各自使用一个发文顺序号。

“大流水号”突出了机关的整体感,使发文管理工作简洁有序、易于操作、统一管理。但各主办部门的公文分别位于不同的号段内,不便于内设部门查找利用。目前各级党政机关办公厅(室)多采用这种方法。

“小流水号”可以集中反映各个内设部门的发文情况,查找利用方便,收文单位可比较准确地对来文进行分办,但不利于文秘部门统一管控,也容易让人误解为内设机构行文(实际上应以发文机关署名印章为准)。这种方法适用于内设机构较多、全年发文也比较多的中上层机关。目前内设机构较多的国家部委多采用这种方法。

具体到某一个机关,到底用哪一种方法,《条例》和《格式》都没有对机关代字编写方法作强制规定,可根据机关的性质、发文管理情况、内设机构的多少、全年发文总数的多少等因素来定。

4. 慎用“发”、“呈”、“请”、“报”、“字”等代字。对于“发”、“字”等字的使用,说法很多:党政机关的代字多为“发”,职能部门的代字多为“字”;全局性或综合性的发文多用“发”字;职能性的发文多用“字”字;“发”表示受文者是下级机关,发文者是在做全局性的重要工作部署;“字”的发文对象可以是上级机关,也可以是平级和下级机关,用于具体事务。“文”指各级政府机关的行文,“字”指非政府机关的行文。特别是有的机关还使用“呈”、“请”、“报”等字表示上行文,用“复”表示批复,用“通”表示通知,等等。

实际上,从公文标题就可看出公文的文种,从行文关系中可看出行文方向,完全没有必要在机关代字中作这种分类。按文种或行文方向分类编号,内容有联系的公文往往分属不同的公文种类,查找利用不方便,无形中给管理增加麻烦。

要注意的是,“函”字用于信函格式,文种“函”、“意见”(平行文)都要编函号(机关代字最后一字为“函”)。实际操作中,无论是“函”,还是“意见”“通知”“批复”“命令”等文种,只要编函号就应使用“信函格式”印发。

公文处理工作的科学化、制度化、规范化,需要从每一个细小环节做起,包括规范公文的发文字号。要认真学习《条例》、《格式》,建立和完善公文处理的有关规章制度,不断提高机关、企事业单位的公文质量。

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